3 เทคนิคจัดการงานให้เสร็จทันเวลา

ช่วงสถานการณ์โควิด 19 ทุกคนคงจะได้ Work From Home กันถ้วนหน้า หลายคนมีปัญหาที่ต้องจัดการธุระปะปังของตัวเองแตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็นเอกสารต่างๆ สิ่งที่ต้องทำ งานประจำ งานเสริมรายได้พิเศษ ธุระส่วนตัว ธุระของครอบครัว ฯลฯ สิ่งที่ต้องทำยาวเป็นหางว่าว โดยเฉพาะยิ่งใกล้ๆ สิ้นเดือน ค่าใช้จ่ายต่างๆ ก็ทำให้จุกจิกรำคาญใจ ไม่มากก็น้อย พอทุกอย่างประเดประดังเข้ามาพร้อมๆ กัน เรามักจะโอดครวญว่า งานเข้าแล้ว 

แล้วจะมีเทคนิควิธีรับมือและจัดการอย่างไรกับการงาน ธุระต่างๆ และเจ้าเหล่าเอกสารกองโตให้เสร็จทันเวลา รวมทั้ง ค่าใช้จ่ายที่รุมเร้าเข้ามาพร้อมๆ กันได้บ้างล่ะ 

1. เขียนรายการที่ต้องทำออกมา
ก่อนที่คุณจะสติแตกไปกับกองเอกสารและธุระที่ต้องจัดการ ไม่ยากเลย เพียงแค่คุณค่อยๆ ตั้งสติ ลำดับรายการต่างๆ ว่า งานหรือธุระอะไรบ้างที่กำลังจะเกิดขึ้นและต้องทำให้เสร็จสิ้นภายในสัปดาห์ที่จะถึงนี้บ้าง เพื่อคุณจะได้คาดการณ์และประเมินล่วงหน้าได้ว่า งานหรือธุระแต่ละชิ้นนั้น จะต้องใช้เวลาเท่าไร ควรจัดการให้เสร็จสิ้นในวันไหน และต้องเผื่อเวลาเท่าไรเพื่อจัดการกับงานชิ้นนั้นๆ กันบ้าง สิ่งสำคัญที่ทำให้คุณสามารถรับมือได้แบบไม่ตกหล่น คือ “คุณจะต้องเขียนหรือทำ To do list รายการทั้งหมดที่ต้องทำออกมา” ไม่ว่าจะเป็นงานเล็ก งานใหญ่ งานง่าย งานยาก ขอให้เขียนออกมาทั้งหมดทุกรายการเลย 

การทำ To do list มีความสำคัญมากๆ ต่อประสิทธิภาพในการทำงาน หากคุณสามารถเขียนรายการทั้งหมดออกมาได้ จะช่วยแก้ปัญหาการดองงานและไม่ลืมงานหรือธุระทั้งหมดที่ต้องจัดการ แถมคุณยังสามารถเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดที่กำลังจะเกิดขึ้นใน 1 สัปดาห์อีกด้วย หากไม่เขียนรายการออกมา ในหัวของเราจะรู้สึกว่า เต็มไปด้วยอะไรก็ไม่รู้เต็มไปหมด จุกจิกกวนใจ บางคนก็รู้สึกกลุ้มใจ บางคนก็รู้สึกกระวนกระวายแบบไม่รู้จบ การเขียน To do list จะช่วยเหลือเตือนความจำของเราได้เป็นอย่างดี 

2. จัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง และความเร่งด่วน 
เมื่อคุณได้เขียนรายการทั้งหมดและจัดทำ To do list เบื้องต้นไว้แล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การหยิบรายการต่างๆ ที่เขียนออกมา สิ่งสำคัญคือ นำรายการทั้งหมดมาจัดลำดับก่อนหลังตามความสำคัญในแต่ละชิ้นให้ดี โดยแยกออกเป็น 3 หัวข้อ ดังนี้ 

• งานระดับเร่งด่วนหรือสำคัญมาก : งานชนิดนี้ จำเป็นจะต้องจัดทำให้แล้วเสร็จทันทีหรือให้แล้วเสร็จภายใน 1-2 วัน เนื่องจากใกล้วัน Deadline แล้ว เป็นงานหรือธุระที่มีกำหนดเวลาแน่นอน เลื่อนหรือเปลี่ยนแปลงใดๆ ไม่ได้ 
• งานระดับสำคัญปานกลาง : งานชนิดนี้ จำเป็นจะต้องจัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 3-4 วัน ยังสามารถพอที่จะรอการจัดการได้อยู่ ดำเนินต่อเนื่องหลังจากคุณได้จัดการงานเร่งด่วนเสร็จเรียบร้อยแล้ว 
• งานระดับปกติ : งานชนิดนี้ จำเป็นจะต้องจัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 1 สัปดาห์ อาจเป็นงานประเภท routine ที่คุณต้องทำเป็นประจำอยู่แล้ว เพียงแค่คุณต้องบริหารจัดการให้แล้วเสร็จตามตารางเวลาที่กำหนดไว้

ทั้งนี้ การบริหารจัดการเวลาให้ลงตัวและทันเวลา ถือเป็นเรื่องที่สำคัญและจำเป็นสำหรับคนทำงานทุกคน เพราะหากไม่สามารถทำงานให้แล้วเสร็จทันเวลา อาจส่งผลกระทบต่องานหรือธุระอื่นๆ หรือผลการประเมินการปฎิบัติงานประจำปี ประสิทธิภาพของงานอีกด้วย อย่าลืมทำตาราง To do list ในแต่ละวัน เพื่อเห็นภาพรวมชัดเจนว่า แต่ละวัน คุณต้องจัดการกับงานหรือธุระอะไรบ้าง 

3. ลงมือทำ ลงมือทำ 
หากคุณได้วางแผนและเขียนรายการทั้งหมดและจัดลำดับรวมทั้งแบ่งประเภทงานและธุระเรียบร้อยแล้ว สิ่งสำคัญ คือ ลงมือทำทันทีตามประเภทงาน ธุระ และชนิดที่กำหนดในแต่ละวัน โดยไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง เพียงแค่เปิดตาราง To do list ที่ต้องทำทุกๆ วันและลงมือทำมัน และทุกครั้งที่คุณได้จัดการรายการในแต่ละข้อเรียบร้อยแล้ว ให้กากบาทเป็นสัญลักษณ์ว่าได้ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยพร้อมลงวันที่และเวลาที่ดำเนินการกำชับไว้ด้วย หากยังไม่สามารถทำให้แล้วเสร็จได้ ขอให้คุณหยิบรายการที่คงค้างนี้ไปใส่ในตาราง To do list ที่ต้องทำในวันรุ่งขึ้นและลงมือทำให้แล้วเสร็จ เพื่อควบคุมให้ตาราง To do list ของคุณมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามแผนการที่กำหนดไว้ในที่สุด 

ทั้งนี้ ทักษะในการบริหารจัดการให้งานอยู่ในระหว่างเวลาที่กำหนดนั้น เป็นเรื่องที่คุณจะต้องฝึกฝนทักษะและทำอยู่เป็นประจำ เมื่อฝึกจนชำนาญแล้ว คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนตาราง หรือแม้กระทั่งรับมือกับงานที่ซับซ้อนยุ่งยากที่ต้องทำได้เป็นอย่างดี ทั้งนี้ต้องอาศัยชั่วโมงบินของคุณ ซึ่งทำให้เห็นถึงความรับผิดชอบและการเป็นมืออาชีพในการทำงานของคุณอีกด้วย 

คุณล่ะ วันนี้ได้ลองเขียน To do list ของตัวเองบ้างหรือยัง!